Завдяки діловому етикету відомо, що клієнтів потрібно вітати на початку листа і прощатися в кінці. Проблеми починаються при складанні основної частини листа? Як, наприклад, сказати замовникам, що вантаж затримується, чи як натякнути, що було б непогано отримати гроші за надані послуги? Про все це можна грамотно розповісти, якщо використовувати правильні «заготівлі» до різних ситуацій. З такими заготовками складання листів буде простим і приємним завданням.
Початок листа або як розпочати листування англійською
На початку кожного ділового листа, одразу після вітання, вам необхідно пояснити, заради чого ви взагалі все це пишите. Можливо, ви хочете щось уточнити, отримати додаткову інформацію або, наприклад, запропонувати свої послуги. У всьому допоможуть такі фрази:
We are writing - Ми пишемо, щоб…
- to confirm ... – підтвердити…
- to request ... – запитати…
- to inform you that ... – поінформувати вас, що…
- to enquire about ... – дізнатися про…
I am contacting you for the following reason... – Я пишу вам з наступною метою / Я пишу вам для того, щоб…
I would be interested in (receiving/ getting information) – Я був би зацікавлений у (придбанні/отриманні інформації)
Встановлення контактів або як сказати співрозмовнику, звідки ви про нього знаєте
Іноді варто нагадати діловому партнеру, коли і як ви востаннє бачилися чи обговорювали свою співпрацю. Можливо, кілька місяців тому ви вже писали діловий лист на цю тему, або, можливо, ви зустрілися на конференції тиждень тому, і тоді вже почали вести переговори.
Thank you for your letter regarding ... – Дякую за ваш лист на тему….
Thank you for your letter of May 30. – Спасибі за лист від 30 Травня.
In reply to your request, ... – У відповідь на ваше прохання.
Thank you for contacting us. – Дякую, що написали нам.
With reference to our conversation on Tuesday... – Щодо нашої розмови у вівторок…
In reference with your recent letter – Що стосується нещодавно отриманого листа…
It was a pleasure meeting you in New-York last week. - Було дуже приємно зустрітися з вами в Нью-Йорку минулого тижня.
Я хотів би підтвердити основні пункти, які ми вчора обговорили.
Вираз прохання або як тактовно попросити співрозмовника англійською
У ділових листах іноді доводиться про щось просити партнерів. Іноді вам потрібна відстрочка, іноді додаткові зразки матеріалу. Для вираження всього цього у діловій англійській є свої усталені фрази.
We would appreciate it if you would ... – Ми були б дуже вдячні, якби ви…
Could you please send me/ tell us/ let us... – Не могли б ви надіслати мені/сказати нам/ дозволити нам
It would be helpful if you could send us ... – Нам дуже допомогло б, якби ви могли нам послати…
Я повинен виявити вашу безперервну увагу на цей matter. – Я буду вдячний вашій невідкладній увазі з цього питання.
We would be grateful if you could ... – Ми були б вдячні, якби ви могли…
Скарги англійською або як дати зрозуміти, що ви не задоволені
На жаль, часто буває так, що нам щось не сподобалось. Але при складанні ділових листів ми не можемо дати волю почуттям і прямим тестом сказати, що ми думаємо про компанію та її послуги. Необхідно використовувати ділову англійську та акуратно висловити своє невдоволення. Так ми зможемо зберегти ділового партнера та трохи випустити пару. Стандартні фрази ділового листування, які у цьому допоможуть:
I am writing to complain about ... – Я пишу, щоб поскаржитися про…
I am writing to express моя dissatisfaction with ... Я пишу, щоб висловити своє невдоволення у зв'язку з …
I am afraid there may be a misunderstanding… - Я боюся, виникло нерозуміння…
I understand it is not your fault, but… - Я розумію, що це не ваша помилка, але…
We wish to draw your attention to … . – Ми хочемо звернути вашу увагу на
…
Як повідомляти погані або хороші новини у ділових листах англійською
У бізнес-листуванні часто буває так, що нам доводиться засмучувати клієнтів. Варто зробити це витончено, щоб не роздратувати партнера ще більше.
Погані новини
I am afraid that I must inform you that … – Я боюся, що ми повинні поінформувати вас, що…
Unfortunately we cannot / we are unable to ... - На жаль, ми не можемо/ми не в змозі
We regret to inform you that ... - Ми з жалем повідомляємо вам, що…
I'm afraid it would not be possible to... - Я боюся, що буде неможливо.
Після серйозного розгляду ми вирішили ...- Після серйозного розгляду, ми вирішили, що…
Хороші новини
На щастя, іноді все складається вдало, і ми можемо порадувати своїх клієнтів добрими новинами.
We are pleased to announce that ... – Ми із задоволенням повідомляємо, що…
It is our pleasure to announce that … - Ми маємо задоволення повідомити, що…
I am delighted to inform you that .. – Я із задоволенням інформую вас…
You will be pleased to learn that ... – Ви зрадієте, коли дізнаєтесь, що…
plohie i horoshie novosti
Вибачення чи як не розгнівати клієнта ще більше
Звісно, у бізнесі часто бувають накладки. І за них доводиться вибачатися саме вам. Будьте доброзичливими, увійдіть у становище співрозмовника. Пам'ятайте, що краще кілька разів вибачитись, ніж втратити цінного клієнта.
I regret any inconvenience caused by... Ми шкодуємо за всі незручності, викликані…
Please accept наші sincere apologies. – Будь ласка, прийміть наші щирі вибачення.
I would like to apologize for the delay /inconvenience... – Я хочу вибачитись за затримку/незручність
Once again, please accept my apologies for ... – Вкотре прийміть мої вибачення за…
Гроші або як показати партнеру, що настав час платити
Іноді хочеться написати прямим текстом, що настав час платити. Але в бізнес-листуванні так чинити не можна. Натомість доводиться використовувати більш м'які конструкції, за якими стоїть все те ж таки жорстке питання.
According to our records ... - Згідно з нашими записами ...
Наші записи показують, що ми ще не отримали платіж за ... - Наші записи показують, що ми ще не отримали оплату за…
Будуть вірогідно, якщо ви скористалися вашим аккаунтом впродовж найближчих днів. – Ми будемо вдячні, якщо ви розрахуєтеся у найближчі кілька днів.
Please send payment as soon as possible/ promptly – Будь ласка, надішліть нам оплату якнайшвидше.
Ввічливість у листуванні або як натякнути на нові зустрічі
З бізнес-партнерами не варто прощатись остаточно. Навіть після закінчення проекту вам краще зберегти відносини для наступних замовлень.
До швидкого зв'язку
Наприкінці ділових листів англійською часто буде доречно між рядками нагадувати партнерові, коли ви наступного разу чекаєте від нього інформації.
I look forward to seeing you next week. – Чекаю на нашу зустріч наступного тижня
Looking forward to receiving your comments, - З нетерпінням чекаю на ваші коментарі.
I look forward to meeting you on the (date). – Чекаю на нашу з вами зустріч (дата).
An early reply would be appreciated. – Я буду вдячний за вашу швидку відповідь
До нової зустрічі
Після вдалого замовлення варто написати замовнику невеликий лист англійською, що повідомляє про те, що ви не проти нового проекту з ним.
I would be happy to have an opportunity до роботи з нашим firm again. – Я буду радий знов попрацювати з вашою фірмою.
We look forward to a successful working relationship in the future. – Ми будемо раді успішним робочим взаєминам у майбутньому.
We would be pleased to do business with your company. – Ми з радістю матимемо бізнес із вашою компанією.
Звичайно, ділова англійська – це не завжди легко. На щастя, наша добірка бізнес-фраз має суттєво полегшити ваше завдання. Тепер на складання листа у вас піде набагато менше часу. Тож обирайте потрібні фрази, доповнюйте своєю інформацією та радуйте начальника красивими бізнес-листами англійською мовою.