У статті ви дізнаєтесь, як писати ділові листи англійською.
✓ Вирішити заздалегідь, про що ви хочете писати. Продумайте не лише загальну тему листа, а й підпункти, на які ви плануєте посилатися. Це допоможе вам визначитися з кількістю параграфів у вашому діловому листі.
✓ Перевірте написання всіх складних слів, які ви плануєте вживати. Якщо ви на 100% не впевнені, як, наприклад, пишеться якась машинна деталь, то обов'язково перевірте її написання у словнику.
✓ Дотримуйтесь ввічливо-дружелюбного тону. Уявіть, що ви проводите звичайну ділову розмову з одержувачем вашого листа.
✓ Використовуйте прості, стандартні шрифти. Times New Roman або Arial чудово підійде для ділового листа. Навіть якщо ваш лист зовсім маленький, не варто збільшувати шрифт, щоб візуально заповнити сторінку. Це виглядатиме непрофесійно. До речі, ділова кореспонденція пишеться виключно на комп'ютері. Не варто писати ділові листи від руки. На жаль, у наш час мало хто оцінить красу чистописання та витончений нахил літер.
✓ Пам'ятайте про структуру ділового листа. Звичайно, якщо ви пишете від імені компанії, то вам, швидше за все, заздалегідь дадуть знати, як має виглядати лист. Найчастіше жорстка структура листа дотримується, якщо ви надсилаєте його реальною поштою, а не віртуальною. Зазвичай спочатку ви пишете свою адресу та дату. Потім вказуєте адресу одержувача. Після цього ви «здороваєтеся» з одержувачем та переходите до справи. Насамкінець вам слід «попрощатися», використовуючи своє повне ім'я та посаду. Якщо лист «реальний», то наприкінці необхідно поставити свій підпис.
✓ Переконайтеся, що ви точно знаєте, як правильно пишеться ім'я та посада отримувача вашого листа. Також зверніть увагу на підлогу співрозмовника. Адже, як ми пам'ятаємо, вам слід використовувати скорочення Mr. для чоловіка, а Ms. для жінки. Ставте ці скорочення лише перед прізвищем одержувача (Mr. Jones, Ms. Jones). Ви можете використовувати і скорочення Mrs., але пам'ятайте, що ви повинні бути точно впевнені, що ця дама одружена. Якщо ви хоч трохи сумніваєтеся, то сміливо пишіть Ms.
✓ Намагайтеся писати позитивно. Не варто використовувати багато заперечень у вашому листі. Наприклад, краще замінити заперечення у цій пропозиції: "We can't decide until tomorrow" ("Ми не можемо вирішити до завтра"). Краще буде, якщо ви напишіть щось на кшталт: “We should decide tomorrow” («Ми маємо вирішити завтра»). Зверніть увагу на такі словосполучення як not on time або not very often. Було б краще замінити їх на синоніми, в яких відсутня частка "не" ("late", "rarely").
✓ Зверніть увагу на дати. У США використовується інший порядок написання дат. Американці зазвичай пишуть спочатку місяць, а потім день та рік. Наприклад, 12/07 для нас означатиме 12 липня, а для американців – 7 грудня. Так що пишіть дати повністю, щоб уникнути зайвих непорозумінь, навіть якщо ви листуєтеся не з американцями (наприклад, July 12-th).
✓ Пишіть чітко та ясно. Не варто використовувати занадто багато довгих речень та заплутаних фраз у своєму листі. Постарайтеся не використовувати занадто застарілі слова та вирази. Звичайно, така лексика використовується в контрактах та офіційних документах, але не варто насичувати вашого листа такими словами. Зберігайте, наприклад, такі слова як “herewith” (справжнім, при цьому) та “aforementioned” (зазначений вище) для інших жанрів. Будьте готові переписати пропозиції, після прочитання яких не зовсім ясно, що ви хотіли сказати.
✓ Використовуйте активну заставу. Звичайно, простіше втекти за пасивною заставою. Вашому співрозмовнику більше сподобається, якщо ви чітко позначатимете, хто і що зробить. Так що сміливо пишіть, що "Я завтра пошлю цю доповідь". Намагайтеся замінити фрази типу "there is", "it appears", "are done" на пропозиції з активною заставою.
✓ Пам'ятайте про принцип порядку слів. Ідеально буде, якщо ваша пропозиція потраплятиме під наступну схему: Subject (Who), Verb (Does), Object (What), Manner (How), Place (Where), Time (When). Наприклад: “Наша технологія буде встановлювати обладнання до вашого офісу на Wednesday at 3pm” («Наш спеціаліст доставить обладнання до вашого офісу в середу о 3 годині дня»).
Щоб вивчати англійську далі, переходьте на цю статтю з лексикою англійської мови про переговори.