Ви пам'ятаєте вірш Чуковського "Телефон"? Те, де бідному автору цілий день дзвонили олені та тюлені? Цей вірш – чудовий приклад того, як не слід вести розмови по телефону, якщо ви хочете досягти чогось від співрозмовника. Для успішного ведення бізнесу Вам обов'язково треба вміти правильно розмовляти телефоном. Терпіння, доброзичливість, чітке розуміння своєї мети та наші підказки допоможуть Вам.
Найчастіше ми телефонуємо, щоб призначити зустріч або уточнити щось. Важливі питання вирішуються особисто чи через имейл. Звичайно ж, багато компаній можуть влаштовувати конференції по телефону, але частіше глобальні питання обговорюються віч-на-віч.
Коли Ви вперше дзвоните до нової компанії, Ви потрапляєте на ресепшен. Саме людина на ресепшені записує Вашу контактну інформацію та передає її своєму начальству. Найчастіше ця людина має і список, з ким він може з'єднувати свого боса, а для кого його немає. Давайте подивимося, як має розвиватися телефонна розмова, щоб Ваше повідомлення було надіслано, а зустріч призначена.
1. Розмову починає той, хто зняв слухавку. Людина представляється, називає своє ім'я чи назву компанії.
Наприклад, це може бути так: “Good afternoon, Bla-bla firm. How can I help you?” – “Доброго дня. Це фірма "Бла-бла". Як я можу Вам допомогти?
2. Ви вітаєтеся, уявляєтеся і коротко говорите про свою мету.
“Good afternoon. It is Alexander Pushkin speaking. I m trying to contact Mister D'Anthès. We are supposed to have a meeting tomorrow.”
«Добрий день. Це каже Олександр Пушкін. Я намагаюся зв'язатися із Містером Дантесом. Ми завтра маємо з ним зустрітися».
Далі ситуація може розвиватися по-різному:
1) Вас можуть відразу поєднати з потрібною людиною
2) Вам запропонують почекати трохи
3) Вас попросять передзвонити пізніше
4) Вам запропонують передати ваше повідомлення
Іноді людина на ресепшені попросить Вас надати більше інформації про себе. Наприклад, дати свій телефон або вимовити прізвище за літерами. Вам навряд чи прямим текстом скажуть, що вас не можуть поєднати з потрібною людиною. Найімовірніше, Вам запропонують передзвонити пізніше або пообіцяють передати Вашу інформацію начальству. Хоча іноді Вам можуть відмовити одразу, якщо Ви, наприклад, набрали неправильний номер або той, хто Вам потрібен, більше не працює в цій компанії. Тоді Вам скажуть щось на кшталт “I'm afraid we don't have a Mr. D'Anthes here” («Мені шкода, але Містера Дантеса у нас немає») або I'm afraid you've got the wrong number («Мені шкода, але у Вас неправильний номер»). У такій ситуації Вам слід попросити вибачення за занепокоєння, попрощатися і повести трубку.
А якщо потрібна Вам людина все-таки є в цьому офісі? Давайте подивимося, які фрази можуть знадобитися.
Вас можуть попросити «повисіти» на лінії
Hold the line please. («Повисіть на лінії, будь ласка»)
Could you hold on please? («Не могли б ви зачекати?»)
Just a moment please. («Зачекайте секундку, будь ласка.»)
Вас можуть попросити залишити повідомлення
Can I take a message? («Чи можу я записати Ваше повідомлення?»)
Would you like to leave a message? («Чи хочете Ви залишити повідомлення?») – у цій ситуації людина на ресепшені запише Ваше повідомлення на папірці та передасть своєму начальнику
Would you like to be put through to his voice mail? («Чи хочете Ви залишити повідомлення на його автовідповідачеві?) – у цій ситуації Вас з'єднають із номером начальника, і Ви наговорите повідомлення його автовідповідачеві. Щоб правильно залишити голосове повідомлення, читайте цю статтю.
Вас можуть відразу поєднати з потрібною людиною
I'll put you through / I'll connect you now (“Я зараз Вас поєднаю”)
Вас можуть попросити повторити щось
Could you please repeat that? («Не могли б Ви повторити це?»)
I'm sorry, I didn't catch what you just said. («Вибачте, я не зрозумів, що Ви сказали»)
Can you please speak a little more slowly? («Не могли б Ви говорити трохи повільніше?»)
Can you please speak a little louder? («Не могли б Ви говорити трохи голосніше?»)
Вас може бути погано чути
The line is very bad ... («Зв'язок дуже поганий…»)
I'm afraid I can't hear you. («На жаль, я Вас не чую»)
Ми сподіваємось, що ці фрази допоможуть Вам приємно поговорити з людиною на ресепшен та додзвонитися до начальника. Успіхів!