Дуже часто в американських фільмах та серіалах ми бачимо, як герої залишають та отримують голосові повідомлення (voice messages). Іноді завдяки інформації, отриманій через таке повідомлення, сюжет розвивається та закручується ще сильніше. У людей, далеких від американських реалій, може виникнути питання: чи дійсно голосові повідомлення так активно використовуються, чи це просто чергова вигадка прозорливих сценаристів?
Голосові повідомлення дійсно є невід'ємною частиною телефонної розмови. Важко уявити, скільки голосових повідомлень відправляється щодня по всій Америці. У середньому невеликий, але активний бізнес може отримувати приблизно 20-30 голосових повідомлень на день. Давайте подивимося, що потрібно зробити, щоб не припуститися помилок Моніки із серіалу «Друзі» і правильно залишити голосове повідомлення другові чи майбутньому бізнес-партнеру.
✓ Налаштуйтеся на позитив. Ваші емоції (навіть добре заховані) буде чути в голосовому повідомленні. Якщо Ви не впевнені в собі, хвилюєтеся чи відволікаєтесь, то повідомлення навряд чи вдасться.
✓ Уважно прослухайте вітання, залишене власником номера. Іноді можна почути додаткову корисну інформацію. Наприклад, Ви можете дізнатися адресу електронної пошти, додаткові номери телефонів і режим роботи бізнесу, що Вас зацікавив.
✓ Дізнайтеся ім'я/прізвище людини, якій Ви залишаєте повідомлення. Якщо Ви не впевнені, можна просто використовувати назву бізнесу.
✓ Чітко структуруйте інформацію, якою Ви хочете поділитися з автовідповідачем. Якщо Ваше повідомлення буде дуже довгим, то Вас навряд чи хтось дослухає до кінця. З іншого боку, в дуже короткому повідомленні може не вистачати важливу інформацію (наприклад, номер телефону).
✓ Не змащуйте кінець повідомлення. Заздалегідь продумайте, як закінчите свою промову. Хорошими закінченнями можуть бути фрази типу “I hope to talk to you soon” або “Please call me when you have a chance”.
✓ Говоріть чітко та в середньому темпі. Якщо Ви говорите занадто швидко, людина може не встигнути записати важливу інформацію з повідомлення. Йому доведеться прослуховувати його знову і знову, а це навряд чи покращить його ставлення до Вас. Якщо ж Ви говорите повільно, то співрозмовник просто не дочекається кінця і повісить трубку.
Виходячи з цих правил можна підготувати приблизний шаблон голосового повідомлення. Вдале повідомлення зазвичай складається із 5 частин.
1) Ваше вітання - "Good morning, Mister Garfield!"
2) Подання себе - "It is Kate calling from "Cats and dogs salon""
3) Причина дзвінка - "Ви кажете, щоб виконати вашу spa appointment for tomorrow, October 31 at 9am".
4) Ваші контактні дані - “If you have any question, feel free to call us at (555)555-55-55
5) Прощання - “Ви думаєте про те, що ви. Bye”.
В ідеалі Ваше голосове повідомлення має виглядати якось так:
"Hello Mister Dracula, це є Eva з “New Blood”. I'm calling про нашу нову службу, що оголошується в Transylvania next month, і я хотів, щоб зробити вас з деякими думками, які можуть бути з вашими мережними дослідженнями.
Ви можете до мене calling (666)666-66-66. Це число, яке є (666) 666-66-66, і наведено для Eva. I look forward speaking with you and thanks in advance for returning my call."
Якщо у Вас не вдалося залишити ідеальне голосове повідомлення з першого разу – не засмучуйтесь. Тут вся справа у практиці. Уважно дотримуйтесь наших правил, і Ви скоро помітите, що у Вас стало виходити все краще і краще.